Planera, förbereda och genomföra verksamhet

PS4ordtillhandlingAnalys, mål, medel

Alldeles för mycket planering börjar i fel ände. Man har bestämt sig för vad man ska göra. Och när man sedan ska börja planera detaljer inser man att man inte vet varför, och för vem.

All framgångsrik planering bör därför ske enligt formeln ANALYS -> MÅL ->MEDEL.  Dvs man börjar med att fråga sig hur någonting är, eller hur det gick förra gången man gjorde en sak. Det leder till att man kommer fram till vad det är man vill uppnå. Dvs ett mål. Gäller det utåtriktat arbete består målet av två saker: Dels vad man vill förmedla, dels vem man vill nå fram med det till. (Det sista kallas ofta målgrupp.)

Först när man vet vad målet är bör man börja fundera över vad man ska göra för att ta sig dit.

Planera inte bara vad, utan när, var och hur!

När man väl kommit fram till vad man ska göra för sak eller saker är det väldigt viktigt att inte stanna där. Inget blir gjort om man inte också bestämmer när och var, och vem som ska göra förberedelserna.

När man planerar saker i grupp är det viktigt att ta hänsyn till att människor är olika. En tydlig skiljelinje går ofta mellan de som är fokuserade på VAD man ska göra och de som är mer intresserade av HUR det ska gå till. Tar man inte hänsyn till detta kan man fastna i diskussioner där HUR-människorna spärrar alla VAD-beslut för att man inte vet hur man ska genomföra dem och VAD-människorna spärrar alla HUR-beslut för att de vill definiera klart vad man ska göra. Tar man bara hänsyn till denna olikhet brukar det gå bra att låta var och en arbeta med det perspektiv de har fallenhet för.

Vad man ska göra och hur det ska göras är två lika viktiga perspektiv på den aktivitet man planerar. Ni behöver ha tänkt igenom analys, mål och medel. Och bestämt tid, plats och ansvarig.

Få dem som kommer att känna sig välkomna

Vill man att folk ska komma tillbaka till ens verksamhet är det viktigt att de känner sig trygga och välkomna. Det kräver att man förbereder aktiviteterna ordentligt.

  • Mycket viktigare än de flesta kan föreställa sig är möbleringen i det rum man ska vara. Ska man lyssna, prata och diskutera med varandra är det nämligen viktigt att alla kan se varandra. Det bästa är därför ett stort runt eller ovalt bord, eller en ring av bänkar. Eller en bullig ”hästsko”. Ett fyrkantigt bord eller en rätvinklig hästsko kan duga i nödfall, men finns en möjlighet ska man göra hästskon bullig, (så alla kan se ansiktet på sin grannes granne). Rader där man ser ryggen på varandra ska helt undvikas.
  • Se till att det är undanplockat och prydligt i den lokal där ni ska vara, och att det är möblerat på rätt sätt. I god tid INNAN deltagarna börjar komma.
  • Se till att ha förberett fika, frukt eller något annat gott att äta.

När folk sedan dyker upp bör man tänka på följande:

  • Var observanta och hälsa ordentligt på alla som kommer. Prata med dem!
  • Se till att alla vet om de yttre ramarna för det hela: hur länge det kommer att hålla på, vad ni ska göra, om det blir paus, när det blir fika osv.
  • När det blir dags att fika, se till att det är framställt så att alla lätt kan komma åt det. Se till att alla förstår att de kan förse sig. Utgå inte från att nya som kommer ska veta i vilket skåp kaffemuggar står.
  • Det är också mycket viktigt att man strukturerar träffen och samtalet så att alla får möjlighet att prata, och det inte blir någon eller några som lägger beslag på det mesta av pratandet. Använd ”laget runt” eller bikupor om det behövs. Se till att ni tittar på dem som pratar.

Efter aktiviteten

När ni avslutat en aktivitet är det på sätt och vis startskottet för planerandet av nästa. Tänk igenom vad ni gjorde bra och vad som fungerade mindre dåligt. Vad har ni lärt er? Hur kan ni göra något ännu bättre nästa gång?