Ett enkelt bokföringsverktyg

Vi har skapat ett enkelt verktyg i ett kalkylblad, där man löpande kan föra en ordentlig dubbel bokföring, och kalkylbladet automatiskt ger aktuell rapport om ekonomin.

1. Ladda ner verktyget

Ladda ner verktyget här.

2. Bestäm vilka konton ni ska ha

Tänk igenom vilka inkomst- och utgiftskonton ni behöver i er organisations bokföring. Här finns redan namngivna några som många av er kan behöva, men sedan finns några kolumner som inte fått något kontonamn (aa, bb, xx,yy,zz), som ni kan använda om ni vill ha särskilda konton för särskilda aktiviteter eller andra typer av utgifter. Om ni tror ni inte behöver alla konton, deletera dem inte, utan bara tryck ihop dem, så ni kan ändra er om verksamheten utvecklas under året.

3. Fyll i ingående balans

På den första raden i ett års bokföring måste man skriva upp vad man hade för tillgångar och skulder då året började: På första raden i bokföringen ska man därför ha en ingående balans, där man för in hur mycket man då hade i handkassa, på bank, i fordringar och skulder.

  • Om organisationen startats under året, eller inte haft vare sig några tillgångar eller skulder skriver man bara in nollor.
  • Om organisationen haft en ordentlig bokföring och redovisning under föregående år tar man siffrorna från förra årets utgående balans.
  • Om man haft tillgångar och/eller skulder men inte har en korrekt utgående balansräkning från förra året får man försöka rekonstruera en sådan så gott det går. Från banken kan man få reda på vad som fanns på kontot. Tänk sedan efter om ni hade någon handkassa, några skulder eller några fordringar.

4. Bokför en transaktion i taget

För var transaktion, börja med att fylla i datum (det datum då du bokför), nummer på verifikationen som bevisar att transaktionen ägt rum och en kort beskrivning (så du själv kommer ihåg vad det var frågan om, och en utomstående läsare får en hint).

Fyll sedan på samma rad i belopp i rätt kolumner.

  • I enklare fall fyller du i samma belopp under kredit på ett konto, och under debet på ett annat.
  • Ibland kanske mer än två konton måste användas, t ex om man betalat ut pengar för utlägg där en del gått till möten och andra till kampanj. Då kanske 600 kr gått från bankkontot, varav 450 gått till kampanj och 150 till möten.

Kontrollera sedan noga att du på raden skrivit sammanlagt lika mycket under debet som du skrivit under kredit.

5. Bokför löpande:

Fortsätt så transaktion, för transaktion. Och gör detta löpande, åtminstone en gång i månaden!

Allt medan du fortsätter föra in nya händelser kommer du att se att siffrorna i resultatrapporten och balansrapporten till höger i dokumentet förändras.  De visar helt enkelt ständigt sammanräkningen av din bokföring.

Om raderna innan ”Summa” inte räcker, lägg till nya rader.

6. Gör bokslut när året är färdigbokfört

När du bokfört årets sista händelse, och du är säker på att det inte är någon ytterligare händelse, skuld eller fordran som ska tas med, kan du använda sammanställningarna till höger som resultaträkning respektive utgående balans.

Kontrollera att siffrorna i balansräkningen stämmer med kontoutdrag från årsskiftet, och en genomräkning av handkassan.

Komplettera med att upprätta en lista över de skulder och fordringar som gömmer sig bakom dessa siffror i den utgående balansen.

7. Påbörja nästa års bokföring:

När du sedan börjar på ett nytt år måste du skapa ett nytt dokument. Där ska du manuellt föra in det tidigare årets utgående balans som ingående balans på första raden i bokföringen.