Grunderna

Ett ansvarsfyllt uppdrag

Att vara kassör är ett ansvarsfyllt uppdrag. Man är ansvarig för pengarna i organisationen, för att se till att de används som man beslutat, och att inga pengar kommer på avvägar. Och för att regelbundet berätta för andra i föreningen/styrelsen hur det står till med ekonomin. Man måste därför inte bara sköta utbetalningar och ta emot inkomster. Man måste också föra löpande anteckningar om vad som händer i ekonomin, vilket kallas att bokföra.

Bokföringen har flera syften.

  • Man ska löpande kunna se varifrån pengar kommer och vart de går
  • Man ska hela tiden kunna veta precis hur det ekonomiska läget är, dvs hur mycket pengar man har, vad man är skyldiga andra och vad andra är skyldiga oss.
  • Man ska i efterhand kunna gå in och kolla att pengarna verkligen gått till det de ska, och inte trillat ner i ordförandens ficka eller gått till en extra Thailandresa åt kassören.

Verifikationer

Grunden för all bokföring är att varje händelse i ekonomin (kallas för transaktion) måste ha något dokument (kallat verifikation) som bevisar att händelsen verkligen ägt rum. Det kan vara ett kvitto på att man köpt en tågbiljett eller fika till ett möte. Ett papper från banken som visar att ett bidrag kommit in. En faktura plus bankkontoutdrag, som visar att den har betalats. Osv.

Om det av någon anledning saknas en verifikation måste man upprätta en. Då skriver man ett dokument där man intygar att saken ägt rum, och ifall fler personer skriver under intyget får det större trovärdighet. Ifall man tappat bort kvittot för ett enstaka inköp och måste ersätta det med ett sådant intyg är det sällan någon katastrof. Men om en stor andel av omsättningen bara ”bevisas” av ens egna intyg kan omgivningen att misstänka att saker inte står rätt till.

Grunden för all bokföring är därför en hög eller pärm med alla verifikationer i tidsordning. Den allra viktigaste saken att sköta för en kassör är därför att ta hand om dessa verifikationer, och hålla ordning på dem.

Enkel och dubbel bokföring

De olika händelserna (transaktionerna) ska sedan noteras i tidsföljd i en bokföring. Det kan göras på endera av två sätt. Antingen skriver man bara upp inkomster och utgifter i den ordning de händer, vilket kallas enkel bokföring. Nackdelen med detta är att bokföringen då inte håller ordentligt reda på sådant man är skyldig, eller som andra är skyldiga en. De allra flesta organisationer använder därför något som kallas dubbel bokföring. Denna har sitt namn eftersom den innebär att varje händelse noteras på två ställen. Dels som en notering vid det ställe pengarna går från, dels som en notering på det ställe det kommer till. Från bankkontot till kampanjmaterial, till exempel.

Grundprincipen för dubbel bokföring

Fördelen med dubbel bokföring är att man (så länge den sköts) vid varje tillfälle enkelt kan plocka ut både en sammanställning över hur läget just nu är med tillgångar och skulder, och en sammanställning över varifrån pengar kommit och vart de gått hittills under året.

dubbel bokf1

För att förstå dubbel bokföring kan man tänka sig organisationens ekonomi som ett bord, med några högar med pengar, och ett antal hål. Varje gång något händer i ekonomin kan det beskrivas som att pengar flyttats från ett ställe till ett annat över den bordsytan. Man kanske får en stor donation. Man kan då tänka sig att man sticker ner handen i ett hål som heter ”donationer” och lyfter upp en massa sedlar, som läggs i högen som heter ”bankkonto”. Sedan kanske man betalar 175 kr från handkassan för att köpa fikabröd till ett möte. Då lyfts 175 kr från högen ”handkassa” och släpps ner i hålet ”möten”.  Varje händelse i ekonomin kan alltså beskrivas som att pengar flyttas från ett ställe på bordet till ett annat.

Man talar om dessa ”ställen” eller ”hål” som konton. Och bokföringen går ut på att man beskriver detta lyftande av pengar över bordsytan från ett konto, till ett annat. Typiskt finns i en kassabok två kolumner för varje konto: en där man noterar ”till”-händelser och en där man noterar ”från”-händelser. Av tradition kallas dessa debet och kredit. Debet betyder till. Kredit betyder från. Om man ska bokföra att 25 000 kr kommit från donationer till banken bokför man alltså kredit donationer 25 000 kr och debet bankkonto lika mycket. När 175 tas ur kassan för att köpa fikabröd till möten blir det kredit kassa, debet möten.

dubbel bokf2

Skulder och fordringar

Med dubbel bokföring kan man inte bara hålla reda på inkomster och utgifter när de betalas. Man kan också hålla reda på de olika stegen i mer komplicerade processer. Tänk er att det beslutats att ni ska få ett bidrag, men det finns något tekniskt trassel som gör att det inte betalats ut ännu. Eller att ni beställt en dyr sak, fått den levererad, men att fakturan dröjer. Då kan det finnas skäl att notera att ni faktiskt haft inkomsten eller utgiften, fastän det inte syns på bankkontot ännu. Så ni inte lurar er tro att ni har mer eller mindre pengar än ni ju snart kommer att få.

Till detta har man skuldkonton och fordranskonton. I en liten organisation fungerar det ofta att klumpa ihop alla skulder i ett konto och alla fordringar i ett annat. I lite större organisationer har man ofta många skuld- och fordranskonton.

Om ni exempelvis köper en dyr 3D-skrivare från ett företag som har oordning på sina papper och glömmer att skicka er en faktura bör ni därför notera att en skuld har uppkommit. Ni noterar därför att pengar har gått till (debet) att köpa CD-skrivaren (kanske på ”övriga utgifter”), och att de gått från (kredit) skulder. När ni sedan sent omsider får en faktura och betalar den går pengar från (kredit) bankkontot till (debet) skulder.

BILD!

Om man istället tänker sig att en aktivist får 400 kr i förskott för att köpa fika till möten, då bokförs från (kredit) ”bankkonto” till (debet) ”fordran”. Om aktivisten sedan kommer med ett kvitto på 250 kronor för fika till ett möte, då bokför man från (kredit) ”fordran” till (debet) ”möten”. Efter detta kommer bokföringen att visa att 250 kr gått till fika, och att partiet har 150 kr kvar att kräva av aktivisten.

Genom att använda dubbel bokföring med skuld- och fordranskonton kan man därigenom mycket tydligt hålla ordning på sådant, som lätt blir rörigt när man bara skriver upp saker på rad i datumordning.

Bokslut och ekonomisk rapport

Ett bokslut innebär att man ser till att allt som behöver komma in i bokföringen under ett visst år hamnar där, och att man sedan räknar ihop alla konton, och använder summorna till att göra en rapport över föreningens ekonomi.

En sådan rapport ska bestå av tre delar.

Den ingående balansräkningen ska ge en stillbild av organisationen ekonomiska läge då året började: I en kolumn ska man ange vad föreningen hade: eventuell handkassa, bankkonto(n), fordringar och andra tillgångar. I en kolumn anger man hur mycket skulder organisationen har. Mellanskillnaden kallas i företag för eget kapital. Är tillgångarna större än skulderna är detta positivt. Är skulderna större är det egna kapitalet negativt. (I föreningar talar man ofta istället om balanserat överskott eller underskott.)

Resultaträkningen ska visa vilka inkomster och utgifter man haft under året. I en kolumn anger man inkomsterna, i en annan utgifterna. Mellanskillnaden kallas för resultat. I företag kallar man det vinst om inkomsterna är större än utgifterna, och förlust om det är tvärt om.

Den utgående balansräkningen är en stillbild av det ekonomiska läget då året slutade, och är uppbyggd på precis samma sätt som ingående balans.

För den som är kassör är det viktigt att notera att det egna kapitalet i den utgående balansräkningen måste vara exakt lika stort som det egna kapitalet i den ingående balansen plus årets vinst/minus årets förlust. Passar inte de tre siffrorna ihop finns något fel i bokföringen, som man måste leta reda på.

BILD

Ett enkelt bokföringsverktyg för PP- och UP-föreningar

För trettio år sedan skedde de flesta föreningars bokföring i breda fysiska kassaböcker, med dubbla kolumner för varje konto, där summering och sammanställning av siffrorna skedde för hand. Idag sker mycket bokföring istället i bokföringsprogram, där summerandet och sammanställandet automatiserats, men där samtidigt kopplingen mellan vad man fyller i och vad bokföringsprogrammet sedan visar är betydligt ogenomskinligare än i en kassabok. För att kunna bokföra säkert med konventionella bokförings program krävs därför en hel del vana av bokföring.

Dessa bokföringsprogram är dessutom anpassade efter företags behov, inte ideella föreningars.

För de PP_ och UP-föreningar som vill ha en snabb och enkel lösning för sin bokföring har vi därför satt ihop ett dokument i Libre Office Spreadsheet (deras motsvarighet till excell) där man kan sköta bokföringen, och som  utifrån bokföringen automatiskt upprättar en ekonomisk rapport, både löpande och till bokslutet. Du kan ladda ner den här.

Revision, revisorsberättelse och ansvarsfrihet

Varje år ska föreningens årsmöte granska hur styrelsen skött sitt arbete under det år som gått. Vanligen står ekonomin i fokus för den granskningen. Granskningen ska sedan leda fram till att årsmötet beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen.

Ansvarsfrihet är ett knepigt begrepp. Dess exakta innebörd är att om man har givit ansvarsfrihet, så lovar man att inte stämma styrelsen inför domstol för misskötsel, såvida inte det i eftershand framkommer att de gjort något direkt brottsligt. Det handlar alltså inte om man är helnöjd med styrelsen eller ej, utan om man tycker styrelsen gjort så allvarliga tabbar att man kanske vill kräva ekonomisk ersättning av den. Men det handlar heller inte om att friskriva styrelsen från varje ansvar för hur den skött sig – kommer det fram att någon gjort något brottsligt, t ex förskingrat, kommer man fortfarande att kunna kräva ersättning av den skyldige.

Eftersom det skulle bli knöligt om alla årsmötesdeltagarna en efter en gick genom hela föreningens bokföring väljer föreningarna varje år en eller ett par revisorer, som har som uppgift att för medlemmarnas räkning titta ordentligt i bokföringen (och på annat styrelsen gjort) och sedan lämna en rapport till nästa årsmöte. Om allt gått bra brukar revisionsberättelsen sluta med att föreslå årsmötet bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet för sin förvaltning under det år som granskats.

 

Från bokföring till bokslut

Överkurs för den som vill veta hur det funkar och inte bara hur man gör

Så här går det till då en dubbel bokföring omvandlas till en resultat- och en balansräkning:

  1. Arbetet med att omvandla en bokföring till ett bokslut börjar med att man summerar alla kolumner, och sedan för varje konto räknar ut skillnaden mellan debet och kredit. Då får man fram kontots så kallade saldo.
  2. För kontona bank, kassa, skulder och fordringar visar detta saldo just hur mycket pengar man i slutet av året hade eller var skyldig.  Dessa saldon kan därför föras direkt in på rätt plats i den utgående balansräkningen.
  3. De ska dessutom föras in som ingående balans i nästa års bokföring. Då nästa år börjar har man ju exakt de tillgångar och skulder som man hade, då detta år slutar.
  4. För konton som donationer, möteskostnader, kampanjutgifter mm visar saldot istället hur mycket pengar man under året fått in från respektive använt till de olika sakerna. Saldot på dessa konton kan därför föras in direkt på rätt plast i resultaträkningen.
  5. Sedan tar man förra årats utgående balans och döper om den till detta års ingående balans.
  6. Sedan kollar man att skillnaden mellan det egna kapitalet i den ingående och den utgående balansräkningen är lika stort som årets resultat.

Allt detta fick för trettiofem år sesan göras förhand och med miniräknare. Idag görs summeringar, subtraktioner och hopläggningar automatiskt av kalkyl- eller bokföringsprogram.